Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Aalto LKV:n henkilötietolain (523/99 10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Aalto LKV:n asiakasrekisteristä. Edellä mainittujen lisäksi Aalto LKV noudattaa toiminnassaan hyvää välitystapaa ja eettisiä sääntöjä sekä lakia kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000), lakia kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000), lakia valtioneuvoston asetuksesta asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001) ja lakia rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).

Rekisterinpitäjä

Aalto LKV
Vuorikatu 22 C, 00100 Helsinki
0400 209 548

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Elina Aalto-Waltimo
0400 209 548, elina@aaltolkv.fi

Rekisterin nimi

Aalto LKV:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään silloin kun rekisteröity käyttää Aalto LKV:n palveluita asiakassuhdetta, toimeksiantoa tai muuta palvelua varten. Rekisteriin kerätään tietoja henkilön suostumuksella. Jos asiakas ei anna Aalto LKV:lle palvelussa tarvittavia henkilötietoja, niin asiakkaalle ei välttämättä voida tarjota hänen haluamaansa palvelua. Asiakas voi antaa tietonsa esimerkiksi aaltolkv.fi -verkkosivustolla olevalla kaavakkeella, toimeksiantosopimuksella, ostotarjouksella tai mikäli asiakas haluaa omatoimisesti jättää yhteystietonsa muulla tavoin kuten esimerkiksi puhelimitse. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla ja tämä on tehty asiakkaille selväksi ennen tietojen keräämistä. Suostumukset on kerätty asiakkailta esimerkiksi verkkosivuston tai kiinteistönvälitykseen hoitamiseen liittyvän lomakkeen allekirjoittamisen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Aalto LKV suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Aalto LKV ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset sekä arkistoidun materiaalin suojauksessa huomioon otettavat vaatimukset. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat salasanoin salatuissa yhteyksissä ja/tai lukituissa tiloissa. Aalto LKV:n henkilökunta käyttää rekisteriä vain työtehtävien hoitamiseen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri pitää sisällään Aalto LKV:n asiakkaiden, valtuutettujen, allekirjoitusoikeutettujen sekä tosiasiallisten edunsaajien henkilötietoja, joita ovat etunimet, sukunimet, henkilötunnus, kansalaisuus, yrityksen nimi, y-tunnus, yrityksen päättäjätiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postinumero, postitoimipaikka, toimeksiantoon liittyvät tiedot kuten asiakkaan itse antamat ja välitysliikkeen selonottovelvollisuuteen kuuluvat tiedot, ostotarjoukseen, vuokraushakemukseen tai muuhun toimeksiantoon tai palveluun liittyvät tiedot. Aalto LKV toimii huomioiden muun muassa lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000), lain kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000), lain valtioneuvoston asetuksesta asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001) ja lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) mukaan.

Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Laillistettuna kiinteistönvälitystoimistona Aalto LKV lain mukaisesti ylläpitää toimeksiannoista päiväkirjaa. Aalto LKV säilyttää toimeksiantoihin liittyvät materiaalit vähintään viiden vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä. Vahingonkorvausvastuiden osalta Aalto LKV huomioi toimeksiantoihin liittyvässä arkistoinnissa vanhentumislain mukaisen kymmenen vuoden vanhentumisajan. Lisäksi henkilötietoja käsitellään laskutukseen ja maksujen perintään, markkinointiin, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Suoramarkkinointiin tietoja käytetään vain voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä Aalto LKV:lle. Aalto LKV poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot sitten kun tietojen käsitellylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen poistamista vaatii. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla tai tuhoten sitten kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa eri tavalla määrätään tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Aalto LKV:ta säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Aalto LKV, Vuorikatu 22 C, 00100 Helsinki. Aalto LKV luovuttaa tiedot lakien puitteissa ensi tilassa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Aalto LKV voi toimeksiannon suorittamiseksi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa esimerkiksi Maistraattiin tai kaupan kohdetta hoitavalle taloyhtiölle. Aalto LKV luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Aalto LKV:ta toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos toimeksiantoon suorittamiseen liittyen tai lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Aalto LKV:ta luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Aalto LKV:n hallussa olevasta tietokannasta. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterin pitäjän ulkoistaman toimeksiantoihin liittyvien palvelun yhteydessä ulkoistetun palvelun tuottajan rekisterin lukuun. Tällainen tilanne syntyy esimerkiksi silloin kun kohde syötetään tietojärjestelmään tai hintaseurantapalveluun tai kun asiakas haluaa jättää yhteystietonsa netti- ilmoituksen yhteydessä olevan yhteydenottolomakkeen kautta.

Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Aalto LKV on tehnyt päätöksen olla siirtämättä Aalto LKV:n hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Aalto LKV luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle jos asiakas, sidosryhmä tai viranomainen on tähän tarkoitukseen antanut Aalto LKV:lle toimeksiannon toimia edellä mainitulla tavalla ja Aalto LKV on yhdessä tietosuojavastaavan sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.

Tietosuojaselosteen hyväksyntä

Aalto LKV on hyväksynyt tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen sekä informointidokumentin jatkuvana ja sitä päivitetään sekä tarkastellaan säännöllisesti.